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Alle internen und externen Daten die für die Beantwortung der Fragestellung oder das Erreichen des Ziels benötigt werden, können und sollten genutzt werden. Das können alle internen Personaldaten (HRIS, Bezüge, Zeitaufzeichnung, u.a.) und Mitarbeitendenumfragen sein als auch interne Daten aus Verkauf oder Produktion (Leistung der Mitarbeitenden) sein. Darüber hinaus sollten externe Daten wie Arbeitsmarktdaten oder Benchmark Daten genutzt werden, wenn diese für die Fragestellung und das Ziel relevant sind.

Man muss keine bestimmte Grenze an Datenqualität erreicht haben, um mit People Analytics beginnen zu können. People Analytics ist ein Hebel um die Datenqualität zu erhöhen, da mit der Nutzung der Daten, deren Qualität automatisch steigt, da Inkonsistenzen, Lücken und Fehler in der Quelle der Daten aktualisiert werden.

Nein. Zu Beginn reichen gängige HRIS-Systeme in welchen die Personaldaten hinterlegt sind, Excel und BI-Systeme. Es gibt spezialisierte People Analytics Tools welche das durchführen von komplexeren Analysen erleichtern, jedoch sind diese nicht unbedingt notwendig. Im Idealfall hat man bereits zu Beginn eine solide digitale Infrastruktur, verlässliche HR-Systeme und eine offene Datenkultur. Die Zusammenarbeit von HR, IT und Business ist zentral, um Silos abzubauen und Daten zusammenzuführen um Zusammenhänge besser zu erkennen. Eine laufende Struktur- und Kompetenzentwicklung ist entscheidend für einen nachhaltigen Erfolg.

Der Datenschutz in einer Organisation sollte stehts durch eine Kombination rechtlicher, technischer und organisatorischer Maßnahmen und ethische Standards gewährleistet werden. Erst durch aufeinander abgestimmte Maßnahmen werden die Privatsphäre und Rechte der Mitarbeitenden gewahrt. Zunächst ist die Verwendung sensibler personenbezogener Daten nur unter Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zulässig. Diese gibt den rechtlichen Rahmen vor, in welchen personenbezogene Daten verarbeitet und genutzt werden dürfen. Die Grundprinzipien umfassen die Zweckbindung, Minimierung der gesammelten Daten, Speicherbegrenzung, Transparenz, Rechenschaftspflicht, Integrität und Vertraulichkeit, Richtigkeit und vor allem die Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben. Dies inkludiert unter anderem wer Zugang zu den Daten hat, eine Beschränkung des Zugriffs, der Verwendung und Speicherung der Daten oder auch die Transparenz und Information was mit den Daten geschieht. Insbesondere bei Prozessen als auch Systemen können die Datenschutzmaßnahmen, wie klar geregelte Zugriffsrechte und Sicherheitsmaßnahmen, bereits bei der Gestaltung und Einstellung berücksichtigen werden (Privacy by default). Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen sowie Dokumentationspflichten, etwa für Notfallpläne bei Datenverletzungen, sind Teil der Organisationsprozesse. Von Beginn an müssen ethische Grenzen beachtet und diese Grenzen bei Bedarf aufgezeigt werden. Die Datenschutzbeauftragte oder der Datenschutzbeauftragter unterstützt mit Hilfestellungen und Dokumentationsvorlagen die Einhaltung der Richtlinien und ist Anlaufstelle bei Fragen. Ebenso kann diese Person eine Risikoeinschätzung abgeben und Empfehlung zur Verbesserung des Datenschutzes aussprechen.